Experții TPA: Complexitatea și costurile ridicate de implementare a raportării SAF-T: O provocare majoră pentru companiile mici

De la 1 ianuarie 2025, raportarea SAF-T (Standard Audit File for Tax) a devenit obligatorie și pentru contribuabilii mici din România, generând provocări semnificative din cauza complexității procesului, a resurselor umane necesare și costurilor ridicate de implementare. Ca urmare, numeroase companii mici, în special cele cu activitate redusă, ar putea decide suspendarea sau chiar încetarea activității, susțin specialiștii TPA Romania, companie de top în Europa Centrală și de Est, specializată în contabilitate, fiscalitate, audit financiar și consultanță juridică.

„Companiile mici pentru care a devenit obligatorie de anul acesta raportarea SAF-T (declarația informativă D406) încă nu au conștientizat pe deplin amploarea acestui proces de raportare, nu știu exact ce presupune și de ce au nevoie concret pentru a se conforma cerințelor autorităților fiscale. Din ce am observat în practică, există contribuabili mici care se gândesc să-și suspende activitatea o perioadă, pentru a vedea ce se întâmplă cu raportările fiscale și cu impozitele, cu mersul economiei, în general. Cred că multe firme mici, mai ales în cazul în care nu au activitate intensă, se vor închide sau vor alege să își suspende activitatea având în vedere faptul că, pe durata suspendării înregistrate la Registrul Comerțului, pentru cel mult trei ani, nu trebuie să depună declarații fiscale, deci nici raportarea SAF-T”, explică Sorana Cernea, Managing Partner al TPA Romania.

Ce este raportarea SAF-T? 

SAF-T este un standard internațional pentru schimbul electronic de date contabile, fiscale și de gestiune între contribuabili și autoritățile fiscale. Inițiat de OCDE în 2005, acest sistem este implementat în mai multe țări europene. „România este una dintre țările care au implementat această raportare foarte complexă, raportare care există la nivel internațional. România a preluat ca obligatorii multe informații din standard, nivelul de detaliu fiind unul ridicat, mai mare chiar decât în Polonia, care se știe că are o legislație fiscală mai complexă. Alte țări care au implementat raportarea SAF-T sunt Portugalia, Luxemburg, Polonia, Austria, Franța și Norvegia”, menționează Alexandru Pop, Tax Manager în cadrul TPA Romania.

Procesul a fost implementat gradual:  pentru contribuabilii mari acesta a început în 2022,  pentru cei mijlocii, din 2023. Din acest an, obligația s-a extins și asupra contribuabililor mici, inclusiv microîntreprinderi, asociații și fundații non-profit și asociații de proprietari care țin contabilitatea în partidă dublă. De asemenea, din 2025m au obligația să depună raportarea SAF-T într-un format mai simplificat inclusiv nerezidenții înregistrați în România în scopuri de TVA. Persoanele fizice autorizate (PFA) și entitățile care aplică contabilitatea în partidă simplă nu sunt obligate să depună această declarație.

”În lege sunt menționate doar câteva categorii profesionale care nu trebuie să depună SAF-T astfel că apare întrebarea ce se întâmplă cu celelalte profesii liberale – experții contabili, consultanți fiiscali, auditori financiari, arhitecți sau traducători? Dacă țin  contabilitatea în partidă simplă, nu vor depune raportarea dar, altfel, în lege nu se prevede exact ce se întâmplă cu ei de aceea, reglementarea ar trebui modificată în acest sens”, expliă Sorana Cernea.  

Provocările tehnice și financiare ale raportării SAF-T

Specialiștii TPA Romania atrag atenția că și companiile mari și mijlocii întâmpină dificultăți în conformarea la această cerință. 

„Aceste companii lucrează cu programe informatice care necesită o investiție financiară serioasă, ceea ce înseamnă mult timp pentru adaptarea softurilor și echipe numeroase pentru implementare. Încă există companii care nu au depus totul la zi, pentru că, la început, când softurile nu erau adaptate, au întocmit raportarea făcând multe prelucrări manuale și a fost dificil să depună retroactiv toate declarațiile. Din fericire, ANAF încă nu a dat amenzi și probabil va fi înțelegător pe parcursul anului 2025 și cu contribuabilii mici. De altfel, este prevăzută o perioadă de grație de șase luni, astfel că raportările aferente primului semestru se pot depune până cel târziu la sfârșitul lunii iulie 2025 fără a risca vreo amendă”, precizează Sorana Cernea.

Obligațiile de raportare

• Periodicitate: Declarația SAF-T trebuie depusă lunar de către plătitorii de TVA care folosesc luna ca perioadă fiscală. Ceilalți contribuabili, inclusiv neplătitorii de TVA, vor depune declarația trimestrial. Raportarea privind activele se întocmește anual (până la termenul de depunere a situațiilor financiare anuale), iar raportarea privind stocurile doar la solicitarea ANAF (într-un termen care nu poate fi mai mic de 30 de zile).

• Detalii solicitate: Fiecare raportare include informații detaliate despre tranzacții, mijloace fixe și stocuri, ceea ce impune companiilor să dispună de sisteme informatice capabile să gestioneze și să integreze aceste date.

Comercianții cu amănuntul, care țin gestiunea stocurilor folosind metoda global-valorică, nu vor avea obligația să includă în raportare detalii privind cantitățile și prețurile unitare. Faptul că o companie ține evidența doar valoric în programul de contabilitate și cantitativ-valoric într-un program informatic de gestiune nu înseamnă că în raportare se pot declara doar informații valorice privind stocurile. În acest caz, contribuabilul va avea obligația să integreze datele referitoare la cantități și prețuri unitare în declarație, lucru care poate fi foarte dificil și care implică dezvoltări software suplimentare.

Avantaje și limitări ale raportării SAF-T 

Mediul de afaceri nu resimte momentan avantajele, ci doar neajunsurile raportării SAF-T. Deși raportarea poate contribui la reducerea duratei inspecțiilor fiscale și a timpului de rambursare a TVA, aceste beneficii nu sunt încă resimțite în mediul de afaceri pentru că autoritățile fiscale nu dispun de programele informatice care să prelucreze volumul mare de informații pe care contribuabilii îl trimit prin aceste declarații.

„Acest lucru nu înseamnă că autoritățile fiscale nu pot verifica deloc datele raportate, doar că nu pot face automatizat acele analize de risc foarte detaliate. În momentul în care vor putea efectua aceste analize, cel mai probabil peste un an sau doi, vor verifica rapid totul, inclusiv datele declarate pentru anii anteriori. De asemenea, vor verifica încrucișat ce s-a declarat în SAF-T cu ce s-a declarat în e-TVA, e-Factura și în alte declarații fiscale și se va vedea clar dacă există diferențe. Astfel, de exemplu, se vor observa ușor diferențele între stocurile achiziționate declarate și ceea ce a declarat furnizorul că a vândut, nu doar valoric, ci chiar și la nivel de linii de factură”, menționează Sorana Cernea.

Dificultăți practice întâmpinate de contribuabili:

• Sisteme informatice fragmentate: Multe companii utilizează mai multe programe contabile, ceea ce complică integrarea datelor necesare pentru SAF-T.

• Costuri ridicate: Implementarea necesită investiții semnificative, mai ales pentru contribuabilii care nu folosesc soluții software standardizate.

• Lipsa personalului specializat: Angajații trebuie instruiți pentru a înțelege cerințele raportării și pentru a asigura conformitatea cu reglementările.

• Suport limitat din partea ANAF: În practică, ghidurile și documentele tehnice furnizate de autorități nu acoperă toate scenariile întâlnite în activitatea companiilor, generând incertitudini și dificultăți de implementare.

Cum se pot pregăti companiile pentru raportarea SAF-T?

Experții TPA Romania recomandă contribuabililor să urmeze câțiva pași esențiali pentru a se conforma noilor cerințe:

1. Analiza sistemelor IT: Presupune evaluarea programelor contabile și de gestiune pentru a identifica necesitatea achiziției sau adaptării unor soluții software suplimentare.
2. Configurarea corectă a datelor: Implică maparea informațiilor contabile conform nomenclatoarelor prevăzute de SAF-T.
3. Testarea declarației: Se recomandă generarea și verificarea fișierului SAF-T prin conversia fișierului XML generat de programele informatice într-un format XLS și verificarea testelor oficiale ANAF, dar și a unor teste suplimentare pentru a se asigura acuratețea raportării.

„În practică, am sesizat o serie de provocări în implementarea SAF-T: necesitatea implicării unei echipe mixte de specialiști în domeniul fiscal, contabil, IT; informațiile din documentele suport puse la dispoziție de ANAF nu sunt întotdeauna suficiente pentru completarea și validarea D406; există necorelații între documentele suport ale ANAF puse la dispoziție pentru implementarea D406; unele situații întâlnite în activitățile operaționale ale companiilor nu sunt reglementate suficient, respectiv cele referitoare la politicile și metodele contabile. De asemenea, un fișier valid nu reprezintă neapărat un fișier corect, iar declarațiile inițiale depuse anterior situațiilor financiare anuale pot suferi modificări în baza ajustărilor propuse de auditori. Testele ANAF par să devină tot mai complexe, unele nu sunt construite corect, implicând un efort semnificativ din partea contribuabililor în vederea soluționării problemelor semnalate de către autorități”, precizează Sorana Cernea.

Sancțiuni pentru neconformare

Nerespectarea obligațiilor de raportare poate atrage sancțiuni:

• Între 1.000 și 5.000 de lei pentru nedepunerea declarației D406 la termen.
• Între 500 și 1.500 de lei pentru depunerea incorectă sau incompletă.

Nu sunt aplicate sancțiuni în cazul în care se corectează declarația înainte de termenul următor de raportare sau se corectează ca urmare a unor fapte neimputabile persoanei impozabile.

Concluzie

Implementarea SAF-T reprezintă un pas important în digitalizarea administrației fiscale din România, dar vine cu provocări semnificative pentru contribuabilii mici. Pentru a evita dificultăți și sancțiuni, este esențial ca firmele să se pregătească din timp, apelând la consultanță de specialitate și soluții tehnologice adaptate noilor cerințe.